Histograma de Frecuencia

HISTOGRAMA DE FRECUENCIAS

   Los histogramas son herramientas estadísticas que nos permiten visualizar gráficamente y rápidamente la distribución de un estudio realizado,  son representaciones gráficas por medio de barras verticales, de una distribución de frecuencias de una variable continua, cada una de las barras refleja un intervalo o clase y la altura de las barras representadas es proporcional a la frecuencia (número de veces) con que aparecen los valores en cada uno de los intervalos.

     Los histogramas también se le conocen con el nombre de "Diagramas de distribución de frecuencias", son utilizados como una herramienta que ayuda en la toma de decisión para la resolución de problemas, mediante el histograma se puede identificar las pautas de comportamiento del conjunto de los datos y extraer conclusiones, así los histogramas la cual nos permite:

• Realizar un análisis de distribución de datos.
• Comprobar el grado de cumplimiento de las especificaciones.
• Evaluar la eficacia de las soluciones.

   Previo a la explicación de los pasos a seguir para elaborar un histograma, tenemos que conocer algunos conceptos previos como:

• Recorrido o rango (R): es el valor resultante de restar el valor máximo y el mínimo.
• Clase (k): es la dimensión de un intervalo de variabilidad de los datos.
• Frecuencia: número de elementos comprendidos en una determinada clase.

¿CÓMO ELABORARLO? 

      Los pasos a seguir son:

1. Recoger todos los datos (N) en una hoja de datos, en los histogramas se trabaja con datos, a menudo, con tiempos, pesos, tamaños…, y por lo tanto cuantos más datos obtengamos más exacto será el Histograma. El número total de valores se denominará “N”.
2. Obtener los valores máximo (Vmáx.) y mínimo (Vmín.).
3. Establecer el recorrido o rango (R) de la siguiente forma: R = Vmáx. – Vmín, como vemos en la fórmula, simplemente deberemos restar el valor máximo de los datos obtenidos del valor mínimo.
4. Determinar el número de clases (k) que queremos que exista, con este dato determinaremos las barras que queremos que aparezcan en el Histograma, facilitándonos cuantas clases o grupos tenenos.
5. Calcular la amplitud de cada clase de la siguiente manera: i = R / k.
6. Redondear, al valor entero superior, si el resultado no es exacto en términos de la unidad.
7. Establecer los valores de los límites de clase.
8. Construir una tabla de distribución de frecuencias y asignar los datos obtenidos a su clase correspondiente, al hacerlo podemos encontrarnos con el problema de que tengamos valores en el límite entre una clase y otra, y no sepamos a cuál de las dos clases asignarlo, en este caso se recomienda asignar estos datos a una de las dos clases, la inferior o la superior, pero siempre con el mismo criterio, para no desvirtuar el gráfico.
9. Construir los ejes del histograma, para construirlos seguiremos los siguientes criterios, en el eje horizontal se colocan los valores de las marcas de clase y sobre el eje vertical se colocan los valores de las frecuencias.
10. Trazar los rectángulos correspondientes, una vez se hayan determinado los intervalos y sepamos cuántas mediciones caen dentro de cada intervalo, deberemos poner los rectángulos en función de los ejes del histograma.

Ejemplo:

A continuación se presenta un ejemplo más práctico del histograma:

Ejercicio 1 a) Histogramas de Frecuencias:

A continuación se presentan los ingresos semanales por venta de una empresa de comida rápida en miles de Bs. Construya el histograma de frecuencia y concluya sobre el resultado.

Solución:

3.    Intervalo de Clase

Clase	f	fa
1)      3145 - 6358	7	7	4751, 5
2)      6358 - 9571	23	30	7964,5
3)      9571 - 12784	12	42	11177,5
4)      12784 - 15997	3	45	14390,5
5)      15997 - 19210	2	47	17603,5
6)      19210 - 22423	1	48	20816,5
7)      22423 - 25636	1	49	24029,5
8)      25636 - 28349	1	50	27243,5

                                                             50

Datos a Reflejar en la gráfica:

1)      3145 - 6358
2)      6358 - 9571
3)      9571 - 12784
4)      12784 - 15997
5)      15997 - 19210
6)      19210 - 22423
7)      22423 - 25636
8)      25636 - 28349

Representación gráfica

   Este ejercicio presenta finalmente que el mayor ingreso mensual fue de 23957 Bs en la segunda semana, entre las clases 6358 y 9571.

Diagrama de Afinidad

¿Qué es

    Un Diagrama de Afinidad es una forma de organizar la información reunida en sesiones de Lluvia de Ideas. Esta diseñado para reunir hechos, opiniones e ideas sobre áreas que se encuentran en un estado de desorganización. El Diagrama de Afinidad ayuda a agrupar aquellos elementos que están relacionados de forma natural. Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o concepto clave. El uso de un Diagrama de Afinidad es un proceso creativo que produce consenso por medio de la clasificación que hace el equipo en vez de una discusión. El Diagrama fue creado por Kawakita Jiro y también es conocido como el método KJ.

¿Cuándo se utiliza?

Se debe utilizar un Diagrama de Afinidad cuando:
· El problema es complejo o difícil de entender
· El problema parece estar desorganizado
· El problema requiere de la participación y soporte de todo el equipo/grupo
· Se quiere determinar los temas claves de un gran número de ideas y
problemas

¿Cómo se utiliza?

1. Armar el equipo correcto.

   El líder del equipo o el facilitador asignado es normalmente responsable por dirigir al equipo a través de todos los pasos para hacer el Diagrama de Afinidad.

2. Establecer el problema.
   El equipo o grupo deberá inicialmente determinar el problema a atender. Es de gran ayuda determinar el problema en la forma de una pregunta.

3. Hacer Lluvia de ideas / Reunir Datos.

  Los datos pueden reunirse en una sección tradicional de Lluvia de Ideas además de los datos reunidos por observación directa, entrevistas y otro material de referencia.

4. Transferir datos a notas Post It.

    Los datos reunidos son desglosados en frases independientes con un solo
significado evidente y solo una frase registrada en un Post It.

5. Reunir los Post Its en grupos similares.

   Los Post It deberán colocarse en una pared o rotafilio de tal manera que todos los Post It puedan verse fácilmente. Luego, en silencio, los miembros del equipo agrupan los Post It en grupos similares. Los Post It que sean similares se consideran de “afinidad mutua.”

6. Crear una tarjeta de título para cada agrupación

   Los Post It deberán leerse y revisarse una vez más con el fin de verificar si han sido agrupados de forma apropiada. Asignar un nombre a cada grupo de Post It por medio de una discusión en grupo. Este título deberá transmitir el significado de los Post It en muy pocas palabras. Este proceso se repite hasta que todos los grupos tengan un nombre. Cualquier Post It individual que no parezca encajar en ningún grupo puede incluirse en un grupo de “Misceláneos.”

7. Dibujar el Diagrama de Afinidad terminado.

   Después que los grupos estén ordenados, se deben pegar los Post Its en una hoja de rotafolio. Las tarjetas de los títulos se deberán colocar en la parte superior del grupo.

8. Discusión.

  El equipo o grupo deberá discutir la relación de los grupos y sus elementos correspondientes con el problema.

Relación con otras herramientas:

Un Diagrama de Afinidad generalmente se relaciona con:

• Lluvia de Ideas
• Diagrama de interrelaciones
• Diagrama de Árbol
• Diagrama de Causa y Efecto

Ejemplo:

Lista de Control

Lista de Control,Verificación ó Check List

    Las Listas de Control, Check Lists u Hojas de Verificación, son formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática. Se usan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o productos asegurándose de que el trabajador o  inspector no se olvida de nada importante.

Sus usos principales son los siguientes:

• - Realización de actividades en las que es importante que no se olvide ningún paso y/o deben hacerse las tareas con un orden establecido.

• - Realización de inspecciones donde se debe dejar constancia de cuáles han sido los puntos inspeccionados.

• - Verificar o examinar artículos.

• - Examinar o analizar la localización de defectos. Verificar las causas de los defectos.

• - Verificación y análisis de operaciones.

• - Recopilar datos para su futuro análisis.

     En definitiva, estas listas suelen ser utilizadas para la realización de comprobaciones rutinarias y para asegurar que al operario o el encargado de dichas comprobaciones no se le pasa nada por alto, además de para la simple obtención de datos.    La ventaja de las listas de control es que, además de sistematizar las actividades a realizar, una vez rellenados sirven como registro, que podrá ser revisado posteriormente para tener constancia de las actividades que se realizaron en un momento dado.

¿Cómo usar las check lists?

     Es importante que las listas de control queden claramente establecidas e incluyan todos los aspectos que puedan aportar datos de interés para la organización. Es por ello preciso que quede correctamente recogido en la lista de control:

• - Qué tiene que controlarse o chequearse.

• - Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad (qué es lo correcto y qué lo incorrecto).

• - Cada cuánto se inspecciona: frecuencia de control o chequeo.

• - Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables.

Como Ejemplo de esta herramienta se presenta : 

     El check list del ejemplo podría servir a una fábrica para controlar puntualmente sus productos una vez SALIDOS de la línea de producción. De esta forma, se comprobarían los aspectos señalados de cada producto inspeccionado, identificando el producto por su código y sirviendo el propio check list como registro, que se guardaría en el archivo y podría dar información en el futuro acerca de qué productos se han inspeccionado cada día y cuál ha sido el resultado de la inspección.

Técnica de los 5 Por Qué

   

    Es una técnica de análisis utilizada para la resolución de problemas que consiste en realizar sucesivamente la pregunta "¿ por qué ?" hasta obtener la causa raíz del problema, con el objeto de poder tomar las acciones necesarias para erradicarla y solucionar el problema.

    El número cinco no es fijo y hace referencia al número de preguntas a realizar, de esta manera se trata de ir preguntando sucesivamente "¿por qué?" hasta encontrar la solución, sin importar el número de veces que se realiza la pregunta.

    El método de los 5 porqués se emplea en la fase de análisis de la resolución de problemas, y por lo tanto, en situaciones como:

• La resolución de problemas, mediante la pregunta ¿por qué? se tratará de encontrar la causa origen de los mismos.
• Para eliminar el despilfarro.
• Puede utilizarse conjuntamente con el diagrama de flujo de un determinado proceso, ya que así podremos obtener mejoras en por ejemplo:
• Una disminución de los tiempos de espera.
• Una reducción del tiempo durante el proceso.

Modo de Aplicación

Para aplicar correctamente la técnica de los 5 porqués realizaremos los siguientes pasos:

1. Definir el problema a solucionar o aquel punto que queremos mejorar.
2. Empezar la serie sucesiva de preguntas “¿por qué?”, algunas de las preguntas típicas son:
   • ¿Por qué ha surgido este problema?
   • ¿Por qué no funciona este mecanismo?
   • ¿Por qué no se mejora este proceso?
3. Cuando no se puede contestar una de las preguntas significa que se ha llegado a la causa raíz del problema.

    Ejemplo de Aplicación de la Técnica 5 Por qué:

Problema: El monumento Raza se está deteriorando más rápido que cualquier otro en la ciudad de México. ¿Por Qué?  1

Respuesta: Porque se limpiaba con mayor frecuencia que los demás. ¿Por Qué? 2

Respuesta: Porque había demasiado depósitos de heces de pájaros. ¿Por Qué? 3

Respuesta: Porque la población la cantidad de pájaros era nuerosa en ese lugar.¿Por Qué?4

Respuesta: Había más comida de la preferida por los pájaros, especialmente ácaros.¿Por Qué? 5

Cuadro de Mando Integral

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

    Es un método para medir las actividades de una compañía en términos de su visión y estrategia. Proporciona a los gerentes una mirada global del desempeño del negocio.
    En otro orden de ideas, es una herramienta de administración de empresas que muestra continuamente cuándo una compañía y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el plan estratégico. También es una herramienta que ayuda a la compañía a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con la estrategia.
     El Cuadro de Mando Integral es una herramienta muy útil para la dirección de empresas en el corto y en el largo plazo. Primero, porque al combinar los indicadores financieros y no financieros permite adelantar tendencias y realizar una política estratégica proactiva. Y segundo, porque ofrece un método estructurado para seleccionar los indicadores guía que implica a la dirección de la empresa.

Características

   Básicamente, y de manera RESUMIDA, podemos destacar tres características fundamentales de los cuadros de mando:

1. La naturaleza de las informaciones recogidas en él, dando cierto privilegio a las secciones operativas (ventas, entre otros.) para poder informar a las secciones de carácter financiero, siendo éstas últimas el producto resultante de las demás.
2. La rapidez de ascenso de la información entre los distintos niveles de responsabilidad.
3. La selección de los indicadores necesarios para la toma de decisiones, sobre todo en el menor número posible.

     En definitiva, lo importante es establecer un sistema de señales en forma de Cuadro de Mando que nos indique la variación de las magnitudes verdaderamente importantes que debemos vigilar para someter a control la gestión.

ELABORACIÓN

     Los responsables de cada uno de los cuadros de mando de los diferentes departamentos han de tener en cuenta una serie de aspectos comunes en cuanto a su elaboración. Entre dichos aspectos cabría destacar los siguientes:

• Los cuadros de mando han de presentar sólo aquella información que resulte ser imprescindible, de una forma sencilla y por supuesto, sinóptica y RESUMIDA.

• El carácter de estructura piramidal entre los cuadros de mando, ha de tenerse presente en todo momento, ya que esto permite la conciliación de dos puntos básicos: uno, que cada vez más se agreguen los indicadores hasta llegar a los más RESUMIDOS y dos, que a cada responsable se le asignen sólo aquellos indicadores relativos a su gestión y a sus objetivos.

• Se debe destacar lo verdaderamente relevante, ofreciendo un mayor énfasis en cuanto a las informaciones más significativas.

• No se puede olvidar la importancia que tienen tanto los gráficos, tablas y/o cuadros de datos, ya que son verdaderos nexos de apoyo de toda la información que se RESUME en los Cuadros de Mando.

• La uniformidad en cuanto a la forma de elaborar estas herramientas es importante, ya que esto permitirá una verdadera regularización de los informes con los que la empresa trabaja, así como facilitar las tareas de comparación de resultados entre los distintos departamentos o áreas.

     De alguna manera, lo que se incorpore en esta herramienta, será aquello con lo que se podrá medir la gestión realizada y, por este motivo, es muy importante establecer en cada caso qué es lo que hay que controlar y cómo hacerlo. En general, el Cuadro de Mando debe tener cuatro partes bien diferenciadas:

• Primero: se deben constatar de forma clara, cuáles son las variables o aspectos claves más importantes a tener en cuenta para la correcta medición de la gestión en un área determinada o en un nivel de responsabilidad concreto.

• Segundo: en la que estas variables puedan ser cuantificadas de alguna manera a través de los indicadores precisos, y en los períodos de tiempo que se consideren oportunos.

• Tercero: en alusión al control de dichos indicadores, será necesaria la comparación entre lo previsto y lo realizado, extrayendo de algún modo las diferencias positivas o negativas que se han generado, es decir, las desviaciones producidas.

• Cuarto: es fundamental que con imaginación y creatividad se consiga que el modelo de Cuadro de Mando que se proponga en una organización ofrezca soluciones cuando así sea necesario.

Diagrama de Procesos de Decisión

     

        El diagrama de procesos de decisión (Process Decision Program Chart – PDCP) permite analizar las fases a desarrollar para la consecución de un objetivo, identificando potenciales contingencias no deseadas y estableciendo contramedidas específicas para contrarrestar dichas contingencias.

Este diagrama muestra el grado de complejidad en el alcance de un proyecto u objetivo poniendo de manifiesto posibles dificultades, facilitando la planificación y permitiendo elaborar alternativas a las dificultades que puedan surgir, en la trayectoria establecida.En definitiva, se trata de una herramienta preventiva y proactiva que es utilizada para formular los pasos necesarios para completar un proyecto, anticipar los problemas potenciales para diseñar respuestas adecuadas para afrontarlos.     Entre los beneficios de esta herramienta de la calidad, destacan los siguientes:

·  Facilita a los miembros del equipo una visión global de las fases a desarrollar.

·  Hace posible anticipar qué puede suceder en cada una de esas fases.

·  Permite adelantar los potenciales problemas que pueden surgir durante el desarrollo del proyecto y tener previstas acciones que puedan contrarrestarlas.

    El diagrama de proceso de decisión constituye una variación del diagrama de árbol (en el que se descompone el objetivo general en acciones más detalladas), añadiendo la identificación de dificultades y de alternativas para contrarrestarlas.

¿Cuándo utilizar el diagrama de procesos 

de decisión?

  El diagrama de decisiones hace visible:

• El conjunto de opciones posibles para el establecimientodel sistema de objetivos (objetivo global, objetivos intermedios seleccionados y descartados, etc.).

• Las incidencias externas que hayan conducido a las distintas decisiones.

   El diagrama de decisiones contribuye al análisis de la estrategia tanto en términos de coherencia interna (sucesión lógica de las sucesivas decisiones) como de pertinencia respecto al exterior (consideración de los elementos contextuales y de las posturas de las partes interesadas).

Elaboración del Diagrama de Proceso de Decisión

 Los pasos para efectuar la aplicación de la herramienta son:

1. Crear el equipo. Que debe estar compuesto por personas con conocimientos sobre el objetivo o proyecto sobre el que se pretende trabajar.

2. Formular el objetivo. Ha de ser expresado mediante una frase que describa con claridad el objetivo, facilitando la identificación de niveles subordinados.

3. Establecer las fases principales para la consecución del objetivo.       Estableciendo las fases principales para la consecución del objetivo formulado. Es adecuado utilizar la pregunta: ¿Qué tareas deben completarse para alcanzar el objetivo?

 4. Identificar problemas potenciales. Para cada una de las ramas que se derivan del tema, u objetivo principal, se exploran las dificultades que puedan surgir.

 5. Determinar y seleccionar contramedidas.  La cuestión a responder en esta fase del construcción del diagrama de proceso de decisión es qué contramedidas o acciones pueden responder correctamente a las dificultades registradas. Para ello se revisan los problemas potenciales de cada “rama”, debiendo el equipo identificar al menos una contramedida para cada dificultad identificada.

 Estas acciones o contramedidas se seleccionan según el siguiente criterio:

   X: Contramedida inadecuada o difícil de aplicar.

   O: Contramedida seleccionada.